NYILATKOZAT SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉRŐL

Kezdők számára itt egy kis szószedet a használt kifejezésekről:

Adatkezelő = az a természetes vagy jogi személy, aki/amely a személyes adatok kezelésének céljait, eszközeit és kiterjedését meghatározza. Kutatási projektek esetében általában a megrendelő fél, vagyis az ügyfelünk jogi értelemben is köteles felelni a válaszadók jogainak gyakorlásáért. Más esetekben (pl. a honlapunkon lévő kapcsolatfelvételi űrlapról származó személyes adatok kezelése, személyes adatok kezelése egy szerződés megkötése érdekében, stb.) mi, az NMS HUNGARY vagyunk az Adatkezelő.

Adatfeldolgozó = az a természetes vagy jogi személy, aki/amely az Adatkezelő részéről kezeli a személyes adatokat. Kutatási projektek esetében ez általában mi, az NMS HUNGARY vagyunk.

Érintett = az a természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik. Kutatási projektek esetében a természetes személy ön, a mi válaszadónk; míg más esetekben az ügyfeleink, azok, akik együttműködésben érdekeltek, állásra jelentkeznek, illetve az alkalmazottak.

Személyes adat = bármilyen információ, amellyel egy természetes személyt azonosítani lehet, vagyis amelynek alapján pontosan azonosítani lehet egy bizonyos személyt. Ilyen adat például a név, telefonszám, e-mail cím, stb.

Adatkezelés = a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, például az adatok összegyűjtése, rögzítése, tárolása, felhasználása vagy törlése, stb. Kutatási projektek esetében ez lehet például a kontaktszemélyeket tartalmazó adatbázis kezelése telefonos interjú céljából, más esetekben személyes adatok használata egy munkavállalási szerződés előkészítése céljából, egy ajánlatkérés megválaszolása vagy egy kutatási projekt megvalósítása céljából, stb.

Álnevesítés = személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül már nem állapítható meg, hogy a személyes adatok mely konkrét természetes személyre vonatkoznak; az ilyen információkat külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések vonatkoznak rájuk. Kutatási projektek esetén ilyen például az a helyzet, amelyben a személyes adatokat egy számkóddal helyettesítjük, ami a feldolgozás során használt kulcson alapul. A kulcs ismerete nélkül senki sem képes azonosítani önt azon személyként, akit a számkód takar.

Technikai és szervezési intézkedések = az Adatkezelő vagy az Adatfeldolgozó által tett intézkedések a kezelt személyes adatok megfelelő védelme érdekében. Ilyen lehet például az említett álnevesítés, az adatfeldolgozáshoz használt eszközök (számítógépek és szerverek) védelme, de ugyanígy azoknak az alkalmazottaknak a rendszeres képzése is, akik kezelik a személyes adatokat.

És most az NMS HUNGARY-ról, és a személyes adatok kezeléséről.

Konkrétan mivel fogllkozunk?

Az NMS HUNGARY egy piackutató ügynökség, amely különböző témákban végez piackutatásokat ügyfelei számára. Általában a következő módszereket használva valósítunk meg ilyen projekteket:

• Online interjú készítése egy online panelben (CASI)
• Online interjú készítése az ügyfél adatbázisában (CAWI)
• Telefoninterjú (CATI) a mi saját ügyfél-adatbázisunkban
• Próbavásárlás (Mystery Shopping).

E kutatások célja nem a személyes adatok és egy egyénre vonatkozó részletek gyűjtése, hiszen az összegyűjtött adatokat összesítve dolgozzuk fel. A lakosság vagy egy speciális célcsoport viselkedésére, magatartására vagy véleményére vagyunk kíváncsiak, nem egy bizonyos egyénére.

Ennek ellenére, amikor egy kutatási projekten dolgozunk, nem kerülhetjük meg, hogy olyan adatokat kelljen kezelnünk, amelyek egyénektől származnak, a mi esetünkben a kutatásban részt vevő válaszadóktól. Ők önként mondják el nekünk a véleményüket és mi ezeket az információkat kizárólag az adott kutatás céljára használjuk fel. Ugyanakkor elkötelezettek vagyunk a tekintetben, hogy megvédjük válaszadóink magánszféráját – a lehető legnagyobb mértékben álnevesített vagy anonim adatokkal dolgozunk, és ezeket nem adjuk tovább arra nem jogosult személyeknek.

Bizonyos módszerek esetében (mint amilyen a telefoninterjú, online interjú egy ügyfél adatbázisából, stb.) szükségünk van a válaszadók elérhetőségére is, hogy meginterjúvolhassuk őket. Alternatívaként ismernünk kell az interjú készítőjének elérhetőségét, hogy az interjú után ellenőrizhessük az interjúkészítő munkáját. Bizonyos esetekben adminisztrációs okból is használnunk kell személyes adatokat, például arra, hogy honoráljuk a fókuszcsoport résztvevőit. Minden helyzetben – amennyire csak lehetséges – igyekszünk a lehető legkevesebb személyes adatot használni. A technikai és szervezési folyamatok vállalatunknál úgy lettek kialakítva, hogy összhangban legyenek az EU SZABÁLYOZÁSSAL, és védjék a válaszadók magánéletét és megfeleljenek a szakma etikai szabályainak.

Milyen mértékben és milyen céllal kezelünk személyes adatokat?

Az ön személyes adatait olyan mértékben használjuk fel, ahogyan ön vagy a kutatási projektet megrendelő fél átadta nekünk őket, és ezeket a személyes adatokat a következő célok érdekében lehet kezelni vagy feldolgozni:

• kutatásai célok (felvenni a kapcsolatot egy válaszadóval az interjú miatt, válaszadók toborzása, videofelvételek elemzése, stb.) – ez a válaszadó beleegyezésével történik, és jogos érdeke a kutatást megrendelő félnek,
• egy kutatási projekt résztvevőinek honorálása (pl. pénzbeli javadalmazás egy fókuszcsoportos beszélgetésben való részvételért) – egy olyan átvételi elismervény alapján, amelyet a válaszadó aláírt,
• valamilyen jogszabály szerinti feldolgozásnál (pl. az Archiválási, adminisztrációs és irattári törvény),
• az Adatkezelő jogos érdeke (az adatok minőségi ellenérzése, az interjú készítője munkájának ellenőrzése, stb.
• szerződéskötés (munkavállalói szerződés, munkavégzési/megbízási szerződés, munkaszerződés, stb.),
• emberi erőforrás (HR) céljából – állásra jelentkezők önéletrajzából származó személyes adatok kezelése, alkalmazásban álló munkavállalók személyes adatainak kezelése, együttműködési ajánlat küldése külső munkatársaknak, stb.
• kereskedelmi célzattal – válasz ajánlatkérésre, kutatási projekt megvalósítás, stb., marketing céllal, (pl. hírlevelet küldeni az NMS HUNGARY-ról, meghívás eseményeinkre vagy rendezvényeinkre, stb.).

Hogyan kerülnek birtokunkba a személyes adatok?

• • Közvetlenül öntől – személyes adatok és más, egy kutatási projekt keretében önkéntes alapon szolgáltatott adatok, amelyekben pl. kifejezésre juttathatja véleményét termékekről és szolgáltatásokról, és ezáltal hozzájárulhat jövőbeli fejlesztésükhöz. Avagy más módon, pl. kutatási projektbe való toborzáskor, ajánlatkérésekből, beérkezett önéletrajzokból, nekünk átadott névjegyekről, megkötött szerződésekből.
• • az ön személyes adatait (legfőképp elérhetőségét) az a vállalat adta át nekünk egy kutatási projekt céljára, amelynek a termékét vagy szolgáltatását ön már korábban megvásárolta, illetve igénybe vette, vagy ahol ön alkalmazásban van.
• • van saját adatbázisunk is – adatbázis a válaszadókról, amelybe ön önkéntesen jelentkezett és az ön kifejezett beleegyezése szerint felvettük, mert ön rendszeresen együttműködik velünk és részt kíván venni kutatási projektjeinkben.

Milyen típusú személyes adatokat kezelünk?

Rendszerint a következő kategóriájú személyes adatokat kezeljük:

• a válaszadók/ügyfelek/alkalmazottak/külső munkatársak azonosítására szolgáló adatok – utónév, vezetéknév, beleértve a címeket és tudományos fokozatokat, lakcím, vállalat és más vállalati elérhetőségre vonatkozó adatok, születési dátum, születési anyakönyvi kivonat száma, személyazonosító szám, adószám
• a válaszadók/ügyfelek/alkalmazottak/külső munkatársak elérhetősége – e-mail cím, telefonszám
• alapvető szocio-demográfiai karakterisztikák (nem, életkor, stb.),
• információk a fogyasztási viselkedésről (pl. vásárlási magatartás, havonta mennyit költ a kutatást megrendelő cég termékeire vagy szolgáltatására, a használt termékek, stb.),
• hangfelvétel/audiovizuális anyagok (hangfelvételek, videofelvételek, fényképek),
• helyre vonatkozó adatok (GPS koordináták személyes interjú esetén, ami kizárólag arra szolgál, hogy ellenőrizzük az interjúkészítő munkáját).

Mindig csak a fentiekben feltüntetett szükséges személyes adatokat kezeljük, az adatkezelés konkrét céljától függően (például nem kezeljük az ügyfeleink születési anyakönyvi kivonatának számát és személyazonosító számát), a kutatási projektnek megfelelően vagy annak megfelelően, hogy a kutatást megrendelő fél milyen adatokat adott meg saját fogyasztóiról vagy ügyfeleiről.

Kinek adjuk át a személyes adatokat?

Mindig törekszünk rá, hogy a lehető legkevésbé adjunk át másnak személyes adatokat (a kutatási projektekben úgy, hogy az adatokat anonimmé tesszük vagy álnévvel látjuk el). Néhány esetben viszont nem tudjuk teljesen elkerülni (pl. amikor átadjuk egy csoportos beszélgetésről készült hangfelvételt a megrendelőnek, összekapcsolva a kutatási eredményeket a megrendelő adatbázisával, külső munkatársak igénybevételével, könyvelési tételeket feldolgozva, stb.).

Ennél fogva néhányszor személyes adatokat adunk át ezeknek a címzetteknek:

• egy kutatási projekt megrendelőjének (a válaszadók mindig előre tájékoztatást kapnak erről),
• más adatkezelőknek – lásd alább,
• más adatkezelőknek – lásd alább,

Mely személyes adatokat dolgozunk fel és hogyan védjük őket?

A személyes adatok feldolgozása irodánkban és az NMS Market Research részlegeinél történik saját alkalmazottaink által, avagy más adatfeldolgozók által (lásd alább). A feldolgozás komputertechnológia használatával történik (többnyire statisztikai, irodai és könyvelő szoftverekkel, avagy anyavállalatunk, az MNS Market Research applikációival), avagy kézzel, amennyiben a személyes információk papír alapúak, az adminisztrációra és személyes adatok kezelésére vonatkozó megfelelő biztonsági elvek betartásával. Evégett az NMS HUNGARY technikai-szervezeti intézkedéseket tett a személyes adatok védelme érdekében, különösen olyanokat, amelyek megakadályozzák az illetéktelen vagy véletlenszerű hozzáférést a személyes adatokhoz, megakadályozzák megváltoztatásukat, sérülésüket vagy elvesztésüket, engedély nélküli átadásukat harmadik félnek, engedély nélküli adatkezelést vagy a személyes adatokkal való egyéb helytelen bánásmódot. Mindenki, akinek tudomására juthatnak személyes adatok, tiszteletben tartja az adat alanyának magántitokhoz való jogait, és köteles betartani a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályokat és szerződésben rögzített módon kötelezett ilyen magatartásra.

Mennyi ideig tart nálunk a személyes adatok kezelése?

Válaszadók személyes adatai

A kutatási projekt ideje alatt kezeljük az ön személyes adatait és a projekt befejeződése után legfeljebb 6 hónapig tároljuk őket, amennyiben a jogszabályi előírások vagy a kutatási projektet megrendelő fél szerződéses előírásai nem rendelkeznek másként.

Ügyfelek személyes adatai

Feldolgozzuk az ön személyes adatait, biztosítva a szerződésben vagy a kutatási projektben foglalt kölcsönös jogokat és kötelezettségeket, mindig legalább a szerződés hatályának vagy a kutatási projektnek a végéig, de legfeljebb 3 évig a közös kutatási projektet követően.

Alkalmazottak, külső munkatársak és állásra jelentkezők személyes adatai

Kötelesek vagyunk 10 évig megőrizni az alkalmazottak adatait, jövedelmükre vonatkozó feljegyzéseinket pedig 30 évig. A feljegyzéseket, jegyzeteket 3 évig őrizzük. Külső munkatársaink számára ez 10 év, azonban lehetőség van a személyes adatok törlését kérni az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének megfelelően. Ha ön állásra jelentkezett az NMS HUNGARY-nál, legfeljebb 3 évig őrizhetjük meg az adatait.

Milyen más adatfeldolgozót használunk?

Egyes esetekben más adatfeldolgozók is segítenek nekünk a személyes adatok kezelésében, konkrétan:

• kommunikációs platformszolgáltatók (e-mail, naptár, megosztott dokumentumok) és SMS rendszerszolgáltatók
• multimédiás felvételek tárolása és sztrímelése (streaming)
• külső bérszámfejtő
• olyan külső munkatárs, aki megbízásos alapon, keretszerződés vagy más szerződés alapján egyes projektekben elvégzi a személyes adatok kezelését (főleg interjúkészítők, operátorok, próbavásárlást végzők – mystery shoppers – ellenőrök, toborzók, külsős moderátorok, stb.).

Ugyanakkor ez nem csak rólunk szól. Önnek is vannak jogai személyes adataival kapcsolatban, és mi örömmel tájékoztatjuk önt ezekről a jogairól. Nevezetesen, ezek a következők:

Információhoz való jog

Ha mi feldolgozzuk az ön személyes adatait, önnek jogában áll bármikor ingyenesen tájékoztatást kérni az adatfeldolgozásról (konkrétan az adatkezelő és adatfeldolgozó azonosításáról, vagy más adatfeldolgozóról; tájékoztatást kérhet az adatfeldolgozás céljáról, a szóban forgó személyes adatok kategóriájáról, a személyes adatok címzettjéről vagy a címzettek kategóriájáról, arról, hogy meddig lesznek feldolgozva és tárolva a személyes adatok; kérheti a személyes adatok forrására vonatkozó összes, rendelkezésre álló információt; tájékoztatást kérhet arról, hogy az adatkezelés az adatfeldolgozó vagy harmadik fél jogos érdekében végzik-e; tájékoztatást kérhet arról, történik-e automatizált döntéshozatal, beleértve a profilozást). Mi örömmel adjuk meg önnek ezt a tájékoztatást. Ha viszont úgy ítéljük meg, hogy az ön kérése egyértelműen megalapozatlan vagy túlzott, különösen, ha ez többször megismétlődik, esetleg kénytelenek leszünk megtagadni öntől a választ egy ilyen kérésre, vagy egy ésszerű díjat határozhatunk meg, tekintettel arra az adminisztrációs költségre, amely azzal összefüggésben merül fel, hogy tájékoztatást nyújtunk önnek vagy megtesszük, amire kér minket.

A helyesbítéshez fűződő jog

Ha észreveszi, hogy az önre vonatkozó személyes adatok nem valósak, önnek joga van helyesbítést kérni.

Az ellenvetéshez fűződő jog

Ha ön úgy véli, hogy a hatályos jogszabályokat megsértve kezeljük az ön személyes adatait, ellenezheti az ilyen adatkezelést és felvilágosítást kérhet tőlünk, kérheti, hogy szüntessük meg ezt a helyzetet, nevezetesen kérheti a személyes adatok blokkolását, helyesbítését, kiegészítését vagy törlését. Lépjen bármikor kapcsolatba velünk telefonon (00 36 70 396 58 39) vagy e-mailben (gdpr@nms-hu.com), vagy keressen fel minket személyesen.

Önnek jogában áll panaszt benyújtani a személyes adatok kezelésével kapcsolatban az illetékes felügyeleti hatósághoz, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz, címe: Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22c, 1125

A törléshez fűződő jog és a beleegyezés megvonásának joga

Bármikor visszavonhatja beleegyezését, amit nekünk adott személyes adatai kezelését illetően, és ebben az esetben az ön összes személyes adata törölve lesz. A törléshez fűződő jog nem érinti azokat a személyes adatokat, amelyekre nekünk szükségünk van ahhoz, hogy eleget tegyünk jogszabályban rögzített kötelezettségeinknek, vagy amelyekre szükségünk van jogos érdekünk védelmében. Akkor is törölni fogjuk az ön személyes adatait, ha már nincs rájuk szükség a kutatási projekthez vagy más együttműködéshez, vagy ha az adatok tárolása más törvényi okból nem megengedett, vagy ha az ön személyes adatok kezelésére vonatkozó elutasítását indokoltnak ítélik meg.

A feldolgozás korlátozásához fűződő jog

Önnek jogában áll arra kérni minket, hogy korlátozzuk az adatkezelést, ha úgy gondolja, hogy az önről nálunk lévő személyes adatok pontatlanok, kezelésük törvénybe ütközik, nincs szükségünk az adott kutatási projektben a személyes adatokra, ha ön ellenvetést tesz és annak értékelése még folyamatban van.

Az adatok hordozhatóságához fűződő jog

Ha ön meghatalmazást adott nekünk a személyes adatok kezelésére, vagy ha az adatkezelésre egy szerződés végrehajtása miatt van szükség, vagy ha a szerződéskötés előtt tett intézkedések megvalósítása miatt van rá szükség, és az adatkezelés automatizált, önnek joga van azt kérni tőlünk, hogy strukturált, az általános használatnak megfelelő és géppel olvasható formátumban adjuk meg önnek azokat a személyes adatokat, amelyeket önről tárolni fogunk.

Az a jog, hogy önre ne vonatkozzon az automatizált egyéni döntéshozatal, beleértve a profilozást

Önnek joga van hozzá, hogy ne legyen alanya semmi teljesen automatizált adatkezelésen alapuló döntésnek, beleértve a profilozást is, amely önre vonatkozóan jogi hatással bír vagy ehhez hasonlóan jelentős mértékben hatással van önre. Ez nem érvényes akkor, ha hozzájárulását adta az automatizált döntéshozatalhoz, beleértve a profilozást is, ha erre egy szerződésben való részesedés miatt van szükség, vagy ha ezt megengedi a törvény.

Mi a helyzet akkor, ha ön nem kíván személyes adatokat átadni nekünk?

Semmi probléma, ez önnek jogában áll. Ám lehet, hogy nem fog tudni válaszadóként részt venni valamelyik kutatási projektünkben, ami igazán sajnálatos, mivel számít a véleménye. Kutatásainkban például értékelheti különböző szolgáltatók teljesítményét, megdicsérheti őket, kritizálhat, vagy segíthet egy új termék kiválasztásában, amely még nincs a piacon. És ezért megéri a részvétel.

Kivel léphet kapcsolatba?

Ha bármilyen további kérdése lenne, bátran lépjen velünk kapcsolatba. Mint ahogy akkor is, ha valamelyik jogával kíván élni.

Kapcsolat:

NMS HUNGARY Kft.

H-1142 Budapest, Erzsébet királyné útja 125. I. em. 102

E-mail: gdpr@nms-hu.com

Telefon: 00 36 70 396 58 39